Opas julkishallinnon itsepalveluratkaisuille

Kuluttajien näkökohdat

Ennen kuin mietit kuluttajien tarpeita, on tärkeää tietää, keitä he ovat ja miten heidän eroavaisuutensa vaikuttaa palveluratkaisuun.

Julkishallinnon rakennuksissa nykyaikaisten itsepalveluratkaisujen käyttäjiä ovat tyypillisesti: 

  • Kansanedustajat ja muut 
  • Virkailijat 
  • Muu toimipisteen henkilökunta 
  • Vierailijat 

Käyttäjän kannalta näitä asioita on otettava huomioon:

Helppokäyttöisyys — Koska hallintorakennukset ovat usein suuria ja täynnä henkilökuntaa sekä vierailijoita, palvelun saanti ilman pitkiä kulkumatkoja on tärkeää. On otettava huomioon itsepalveluratkaisujen saavutettavuus mistä tahansa rakennuksen tilasta, jotta vältytään pitkiltä kulku- ja jonotusajoilta. 

Tuotevalikoima — Olipa kyse sitten pitkäaikaisista kansanedustajista, valtion virkamiehistä tai tiloja käyttävistä vierailijoista, jokaisella on erilainen maku. On pohdittava, kuinka tarjota monipuolisuutta erilaisiin ruokavalioihin, ajatellen vegaanisia, gluteenittomia tai allergeenittomia vaihtoehtoja. 

Mukavuus — Kiireisillä valtion virkamiehillä ja edustajilla on oltava erilaisia kuumia ja kylmiä vaihtoehtoja tarjolla. Tämän vuoksi myös tuotteiden valmistus ja automaateille jakelu pitää olla hyvin suunniteltu 
 

 

Toimipisteen huomioita

Upouusien, huippuluokan itsepalvelulaitteiden asentaminen on hienoa, mutta jos niitä ei ole suunniteltu toiminnallisiksi toimipisteessä, niistä voi olla enemmän vaivaa kuin hyötyä.

Huomioita toimipisteestä, joita on mietittävä:

Sijainti — Rajoitetun pohjaratkaisun vuoksi itsepalveluratkaisun sovittaminen ahtaisiin tiloihin voi olla hankalaa. Automaateille on löydettävä sijainti, jossa ne mahtuvat olemaan niin, että käyttäjille jää tilaa ostosten tekoon sekä ruokailuun. 

Saatavuus — Suuremmat toimistorakennukset, joissa on monimutkaisia käytäväverkostoja, saattavat käyttäjät eriarvoiseen asemaan, mikäli automaatti/automaatit sijoitetaan vain yhteen paikkaan. On siis pohdittava, kuinka parannetaan pääsyä kaikille — joko luomalla tila keskelle rakennusta yhtä etäälle rakennuksen kaikista osista tai ottamalla käyttöön useita sijainteja maksimaalisen peiton saavuttamiseksi. 

Kuluttajien mukavuus — Itse ruoan lisäksi ruokailukokemuksella on iso rooli palvelussa. On mietittävä, onko rakennuksessa sopivia ruokailutiloja ja miten niitä luodaan, jos ei ole. 

Terveys- ja turvallisuusnäkökohdat

Jokaisessa rakennuksessa terveys ja turvallisuus ovat ratkaisevan tärke asia, kun perustetaan itsepalveluaratkaisua.

Terveys- ja turvallisuusmääräysten noudattamatta jättäminen voi vaarantaa julkishallinnon työntekijöiden ja vierailijoiden terveyden.

Joitakin terveys- ja turvallisuusnäkökohtia, jotka on otettava huomioon:


Tuotteen kierto — Kaikilla jäähdytetyillä tai kuumilla ruoilla on tiukat säilyvyysvaatimukset. Itsepalveluratkaisuiden automaatteihin on vaihdettava säännöllisesti ja täydennettävä tuoreilla tuotteilla, jotta vältetään riski vanhentuneiden tuotteiden käytöstä. 

Automaattien sijoittelu – Itsepalveluratkaisun automaatit on sijoitettava oikein riskien minimoimiseksi. Esimerkiksi automaatit eivät voi estää palo-uloskäyntejä, ne on sijoitettava tasaisille pinnoille kaatumisen välttämiseksi, ja kaikki johdot on peitettävä kompastumisvaaran estämiseksi. Lisäksi muut komponentit — kuten lämmitys- ja jäähdytysyksiköt — on eristettävä ja tuuletettava loukkaantumisen estämiseksi. 


Riittävät opasteet — Kun kuluttajat itse käsitelevät palveluautomaatteja, on asetettava opaskylttejä tietoisuuden lisäämiseksi. On arvioitava riskit — kuten kuumaveden aiheuttamat palovammat tai kompastumisvaarat — ja kiinnittää asianmukaiset kyltit varoittamaan näistä vaaroista ruokaa haettaessa tai valmistaessaan. 

Oikeudelliset riskit — Varmistamalla, että kaikki asiakirjat ovat kunnossa, parannetaan huomattavasti turvallisuutta ja minimoidaan riskit. Esimerkiksi vakuutusasiakirjojen on oltava ajan tasalla vaatimustenmukaisuuden takaamiseksi.  

Julkishallinnon määräykset

Kun itsepalveluruokailuratkaisua asennetaan valtion laitokseen, itse teknologioiden ja niiden käytössä olevan tilan on noudatettava elintarviketurvallisuusmääräyksiä varmistaakseen ruoan turvallisen käsittelyn, valmistuksen ja jakelun.

Elintarvikkeiden säilytys- ja jakelumenetelmien on noudatettava niille määrättyjä sääntöjä ja määräyksiä, jotta itsepalveluruokailuratkaisun palvelua tuotettaisiin asianmukaisesti.

On myös tärkeää varmistaa huolto seuraaville asioille:

  • Kylmälaitteet 
  • Hyllyt ja niiden mekanismit 
  • Tekniikka yleisesti  
  • Maksupäätteet

Tämä takaa itsepalveluratkaisujen turvallisen ja sujuvan toiminnan minimaalisella päivittäisellä valvonnalla. 

Usein kysytyt kysymykset

Ovatko itsepalvelu-automaattien tuotteet ilmaisia?

Tämä on palvelun hankintavastaavan harkinnassa.

Hankinnasta vastaava voi hankkia automaatit palveluineen - kuten kahvi-, kioskiautomaatit tai älyjääkaapit ja tarjota näistä kaikille tuotteet maksutta.

Samoin he voivat halutessaan veloittaa käyttäjiä käytöstä joko pienellä nimellismaksulla tai markkinahintaan.